tag på ferie? På denne måde generer de dig ikke med e-mails og beskeder


For de fleste mennesker er en af ​​de ting, der har størst indflydelse på en vellykket ferie, evnen til at koble fra arbejdet og endda slet ikke blive generet af det. I de senere år, hvis vi har rejst med vores smartphones, og alligevel kommunikationen med andre er primært via WhatsApp og e-mail og ikke nødvendigvis telefonopkald, er det meget sværere at afbryde forbindelsen. Hvis dine kunder eller kolleger ikke ved, at du er på ferie, vil du sandsynligvis få en del afbrydelser under din ferie.

Sådan opdaterer du dine e-mail- og beskedprogrammer, når du er på ferie

Microsoft Outlook

Konfigurer automatisk svar i e-mail – “ude af kontoret”

Hver gang nogen sender dig en e-mail, får de straks svar om, at du er fri, og de ved (forhåbentlig) hvordan de skal forlade dig. Hvordan gør du det?

Klik på Filer > Automatiske svar i Outlook.

Marker – “Send automatiske svar”. I vinduet kan du skrive det øjeblikkelige svar, som alle, der sender dig en e-mail, mens du er på ferie, vil modtage (jeg har f.eks. ferie indtil 20. august). Du kan planlægge datoen og tidspunktet for det automatiske svar, og hvornår det slutter, når du går tilbage til arbejdet.

Deaktiver meddelelser om nye e-mails

Outlook-applikationen på en smartphone gør det muligt at deaktivere notifikationer pr. dag/time eller i en ubegrænset periode. Du bør indstille denne mulighed, før du pakker din kuffert, så du ikke bliver fanget af at læse e-mails, der kommer til dig, mens du allerede sidder ved poolen. Dette giver dig mulighed for at nyde friheden uden distraktion. I Teams kan du også planlægge en ude af kontoret, så folk ved, at de ikke må kontakte dig.

Opret mapper og regler i postkassen

Uanset hvad du gør, vil din indbakke selvfølgelig være fuld, når du kommer tilbage fra ferie. Måden at håndtere belastningen af ​​dine øjne og tanken om, at du vil bruge meget tid foran computeren på bare at opdatere og besvare e-mails, kan være meget mere behagelig. Outlook-software giver dig mulighed for at indstille automatiske regler og oprette mapper. På den måde, når du har oprettet en mappe til dine kunder, leverandører eller ethvert andet emne, kan du automatisk overføre e-mails dertil. Denne løsning organiserer også indbakken og gør det nemmere at gennemgå e-mails i et bestemt område.

Den personlige assistent finder et tidspunkt til at besvare dine beskeder

Du kan som nævnt ikke undgå at besvare alle de mails, der kommer i din indbakke, men også her kan Outlook-softwaren hjælpe dig med at finde det rigtige tidspunkt til at udføre denne opgave. Viva Insights-tjenesten, som allerede findes i din Outlook, har sikkert tidligere anbefalet dig at svare på e-mails, du har glemt.

Når det kommer til helligdage, ved Insights, hvordan man identificerer dem gennem din kalender. Når du kommer tilbage fra ferie, søger Insights i din kalender efter fritid til at sidde på alle de e-mails og åbne opgaver, du har efterladt. Det gør den blandt andet ved at oprette forbindelse til Microsoft To Do-applikationen, der findes på smartphonen, på computeren og også i Outlook. Det giver dig mulighed for at indstille opgaver og også konvertere e-mails, som du har markeret med et rødt flag, som en opgave, du skal udføre.

Desuden, selv før du tager på ferie, gør Viva Insights det muligt hurtigt at aflyse alle møder, der allerede er planlagt i din kalender på de datoer, du er på ferie. Den indeholder også en forklaring til mødedeltagerne, hvorfor du har aflyst din deltagelse.

gmail

Du kan konfigurere en ferienotifikation i Gmail for automatisk at lade folk vide, at du ikke kan kontakte dem med det samme. Når folk sender en besked til dig, modtager de et e-mailsvar med den tekst, du skrev i feriebeskedens autosvar.

Hvordan opsætter du en automatisk besked?

  1. Åbn Gmail på computeren. Klik på indstillingsikonet øverst til venstre og derefter – vis alle indstillinger. Rul ned til afsnittet “Feriemeddelelse”.
  2. Vælg muligheden for at aktivere en feriemeddelelse.
  3. Indtast datointerval, emne og besked.
  4. Marker afkrydsningsfeltet under beskeden, hvis du ønsker, at kun dine kontakter skal se feriebeskeden.
  5. Klik på Gem ændringer nederst på siden.

whatsapp

Muligheden for at tilføje et automatisk svar fungerer kun i WhatsApp Business. Der er eksterne apps som f.eks WhatsAuto Reply App, der giver dig mulighed for at tilføje et automatisk svar.

Derudover kan du slå visse personer fra, for eksempel fra arbejde, så du ikke modtager notifikationer, når de sender dig beskeder. Tal med dem – klik på de tre prikker i øverste hjørne og derefter – slå notifikationer fra.

slap

Hvis du er bekymret for at modtage beskeder på Slack, der distraherer dig fra din ferie, er der flere ting, du kan gøre ved det, både i mobilappen og desktopversionen. For det første kan du definere dig selv som “Away”, en status, der vises til alle i dit virksomhedsmiljø. Det forhindrer måske ikke dine kolleger i at sende dig beskeder, men det vil helt sikkert få dem til at tænke sig om to gange. I denne tilstand vil du blive vist i kontaktlisten med en tom cirkel og ikke en grøn cirkel.

En anden ting, du kan gøre, er at tage dig selv på ferie, som vil tilføje en palme-emoji ved siden af ​​dit navn. Det kan du gøre i applikationen i U-menuen under linjen Hvad er din status?

Endelig kan du stoppe alle meddelelser fra applikationen ved at klikke på Pause meddelelser, men husk på, at du vil gå glip af både private og kanalbeskeder på denne måde. Hvis du vil, kan du stoppe notifikationerne fra visse kanaler og dermed kun holde dig orienteret med private beskeder.

Leave a Comment